PARTNER PORTALU partner portalu wnp.pl
partner portalu wnp.pl
Menu

wnp.pl - portal gospodarczy

Szukaj

Cyfryzacja dokumentów ogranicza koszty działalności firm

Autor: wnp.pl (WGK)
04-10-2014 16:13
Cyfryzacja dokumentów ogranicza koszty działalności firm
Fot. PTWP

Outsourcing druku, czyli przekazanie firmom zewnętrznym przetwarzania dokumentów pozwala uporządkować operacje na dokumentach, zmniejszyć ilość przetwarzanego papieru, przechowywać dokumenty w formie cyfrowej. Ogranicza też zużycie energii elektrycznej i podnosi dyscyplinę wykorzystania papieru. Według badań PwC każdy firmowy dokument jest kopiowany nawet 19 razy.

Outsourcing druku to przede wszystkim domena dużych przedsiębiorstw, ale coraz częściej interesują się nim mniejsze firmy. Z usług outsourcingowych korzystają np. kancelarie prawnicze czy pracownie architektoniczne, które mają specyficzne wymagania dotyczące jakości i formatu materiałów drukowanych. Korzyści z przekazania obrotu dokumentami na zewnątrz to m.in. koszty druku, zakupu urządzeń, tonerów i papieru, a także zużywanej energii elektrycznej. Zmniejsza się koszt serwisowania i zajmowana przez urządzenia powierzchnia. Dodatkowo pracownicy mniej czasu spędzają na drukowaniu.
Dodatkowym czynnikiem generującym koszty w firmie samodzielnie zajmującej się obiegiem dokumentów jest brak kontroli na drukarskim zapleczem, np. zbyt duża liczba urządzeń, czy nadmierne zakupy materiałów eksploatacyjnych i ryz papieru. Firmy zewnętrzne oferujące usługi zarządzania dokumentami lepiej kontrolują wszystkie procesy, a oszczędności szacuje się na 10 do nawet 40 proc.

Problemem przedsiębiorstw jest też marnowanie papieru ze względy na druk niepotrzebnych materiałów czy dublowanie produkcji dokumentów. Według danych PPI w 2012 r. na świecie zużyto 400 mln ton papieru, z czego 24 proc. w krajach europejskich.

Outsourcing umożliwia też digitalizację dokumentów, zwykle wiążącą się ze zmniejszeniem liczby wydruków. Korespondencja otrzymywana przez spółkę drogą pocztową, mailową czy faksem najpierw trafia do centrum operacyjnego zewnętrznego partnera. Tam tworzona jest jej elektroniczna wersja. Pozyskuje się też kluczowe dane, umożliwiające kategoryzację dokumentów według określonych kryteriów, jak: nadawca, odbiorca lub treść. Zdigitalizowany dokument trafia do właściwych odbiorców. Kontrolę nad dokumentami zapewniają dodatkowo elektroniczne archiwa.



SUBSKRYBUJ WNP.PL

NEWSLETTER

Najważniejsze informacje portalu wnp.pl prosto do Twojej skrzynki pocztowej

Wnp.pl: polub nas na Facebooku


Wnp.pl: dołącz do nas na Google+


52 827 ofert w bazie

POLECANE OFERTY

1 048 524 ofert w bazie

POLECANE OFERTY

5 763 ofert w bazie

2 782 331 ofert w bazie


397 664 ofert w bazie

GORĄCE KOMUNIKATY

Wyszukiwanie zaawansowane
  • parking
  • bankiet
  • catering
  • spa
  • klub
  • usługi
  • rekreacja
  • restauracja
467 ofert w bazie

POLECAMY W SERWISACH GRUPY PTWP