Skomentuj 
Podziel się!
Udostępnij
Twittnij
Wyślij
Drukuj
Ogromna liczba operacji finansowych generowanych w punktach sprzedaży Totolotka na terenie całego kraju wymaga sprawnej obsługi. Zarząd Spółki, dostrzegając potrzebę wprowadzenia nowych, bardziej wydajnych narzędzi IT wspomagających zarządzanie, podjął decyzję o wdrożeniu rozwiązania IFS Applications.
– Na pewnym etapie naszej działalności wydajność dotychczasowego systemu finansowo-księgowego stała się już niewystarczająca. Przetwarzanie danych odbywało się coraz wolniej, co utrudniało nam realizację bieżących zadań. W związku z tym podjęliśmy decyzję o zmianie systemu na bardziej wydajny. Warunkiem koniecznym z naszej strony była współpraca systemu z wydajną bazą danych, która będzie w stanie obsłużyć ogromną liczbę transakcji generowanych w naszej sieci – wyjaśnia Hanna Godek, Dyrektor Finansowy Totolotek SA.
Dotychczasowy system informatyczny nie pozwalał na uzyskanie pełnej informacji zarządczej. Procesy analizy dotyczące sieci sprzedaży Totolotka oraz oferowanych produktów były przeprowadzane poza systemem, na podstawie informacji pochodzących z różnych źródeł. Nowe rozwiązanie miało pozwolić na integrację wszystkich systemów informatycznych.
W połowie 2010 r. Zarząd spółki Totolotek SA Spółki podjął decyzję o wdrożeniu rozwiązania wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem w obszarze finansów. W wyniku porównania ofert rynkowych w drodze przetargu wybrano rozwiązanie IFS Finanse™, stanowiące integralną część systemu wspomagającego zarządzanie klasy ERP – IFS Applications™.
– Naszym celem było zwiększenie efektywności działania poprzez lepszą koordynację i usprawnienie operacji w dziale finansów. O wyborze firmy IFS zdecydowała funkcjonalność oraz elastyczność oferowanego przez nią rozwiązania, gwarantująca łatwą adaptację do zmieniających się potrzeb naszego przedsiębiorstwa – mówi Eleftherios Maroulis, Prezes Zarządu Totolotek SA.
SZYBKIE TEMPO WDROŻENIA
Umowę na wdrożenie IFS Finanse™ podpisano we wrześniu 2010 r., a projekt rozwiązania był gotowy już w połowie listopada. Start produkcyjny rozwiązania zaplanowano na 1 stycznia 2011 r.
Nowe rozwiązanie miało zapewnić poprawę wydajności systemu finansowo-księgowego oraz jego integrację z wykorzystywanymi dotychczas niezintegrowanymi systemami: magazynowym, windykacyjnym, billingowym oraz środków trwałych.
– Zależało nam na tym, by system finansowo-księgowy był systemem zintegrowanym, gdyż do tej pory w ramach finansów korzystaliśmy z czterech oddzielnych systemów: windykacyjnego, finansowo-księgowego, środków trwałych oraz magazynowego. Rozwiązanie firmy IFS pozwoliło na integrację w obszarze systemu informatycznego i w efekcie zapewniło nam szybszy dostęp do wszystkich informacji operacyjnych – informuje Hanna Godek. – Z naszego punktu widzenia kluczowe znaczenie ma możliwość szczegółowej analizy rentowności każdego punktu sprzedaży, regionu oraz wszystkich naszych produktów. Wdrożenie IFS Finanse™ miało umożliwić przeprowadzanie takich analiz w jednym systemie, na podstawie zintegrowanych danych.
Wdrożenie odbywało się w szybkim tempie, przy dużym zaangażowaniu zarówno całego zespołu wdrożeniowego Totolotka, przede wszystkim pracowników działu finansów. Jak podkreślają przedstawiciele Totolotka, współpraca z konsultantami przebiegała sprawnie, a pojawiające się problemy były rozwiązywane na bieżąco w ramach zespołu wdrożeniowego.
– Nie mogliśmy sobie pozwolić nawet na jeden dzień przerwy w działaniu systemu windykacyjnego, gdyż monitoring całej sieci naszych placówek musi się odbywać na bieżąco. W każdej chwili musimy mieć pełny obraz tego, co się dzieje w punktach sprzedaży, ile przyjęto zakładów i jaki jest stan gotówki. Słowem, start nowego systemu musiał przebiec płynnie, co wymagało od nas wszystkich pełnej mobilizacji – wspomina Dyrektor Hanna Godek.
Etapy weryfikacji rozwiązania i testy przebiegły pomyślnie i zgodnie z harmonogramem start produkcyjny IFS Finanse™ w centrali Totolotka nastąpił w styczniu 2011 r. Z rozwiązania korzysta 26 jednoczesnych użytkowników.
OSIĄGNIĘTE KORZYŚCI
Wdrożenie IFS Finanse™ pozwoliło na usprawnienie pracy w obszarze finansów oraz na przyśpieszenie dostępu do informacji zarządczej. Rozwiązanie zapewnia możliwość rejestracji wszystkich zdarzeń mających wpływ na wyniki finansowe przedsiębiorstwa na każdym poziomie: w podziale na miejsca powstawania kosztów, na produkty i regiony.
– Przed wdrożeniem rozwiązania IFS Finanse™ wszystkie informacje o transakcjach w punktach sprzedaży były wprowadzane do systemu finansowo-księgowego raz na 10 dni. Obecnie odbywa się to codziennie, co pozwala nam na korzystanie na bieżąco z dostępnych informacji – wyjaśnia Dyrektor Hanna Godek. – Ponadto dzięki integracji rozwiązania z systemem środków trwałych uzyskaliśmy możliwość kontroli na bieżąco środków trwałych znajdujących się w punktach sprzedaży na terenie całego kraju. Pozwoliło to na usprawnienie zarządzania środkami trwałymi i w przyszłości powinno ułatwić inwentaryzację.
KORZYŚCI Z WDROŻENIA IFS APPLICATIONS:
- Usprawnienie pracy działu finansów
- Szybszy dostęp do informacji zarządczej
- Integracja systemów informatycznych
- Sprawniejsze zarządzanie środkami trwałymi
- Łatwa inwentaryzacja
MODUŁY IFS APPLICATIONS:
- IFS Finanse
Liczba użytkowników: 26
Totolotek SA jest organizatorem zakładów wzajemnych w Polsce od 1992 roku. Działalność spółki jest prowadzona zgodnie z „Ustawą o grach hazardowych” na podstawie koncesji i regulaminów gry przyznawanych przez Ministerstwo Finansów RP. Totolotek SA dysponuje największą siecią przyjmowania zakładów wzajemnych w Polsce, liczącą ponad 400 punktów w całym kraju. Sieć sprzedaży jest stale rozwijana o nowe lokalizacje. Od 2005 r. Totolotek SA jest członkiem międzynarodowej grupy Intralot, która specjalizuje się w dostarczaniu rozwiązań na rynek zakładów i loterii. W 2008 r. spółka została przyjęta do The European Lotteries - Międzynarodowego Stowarzyszenia Loterii i Totalizatorów będącego oficjalnym partnerem UEFA. Od stycznia 2011 r. zarządzanie firmą wspomaga system klasy ERP - IFS Applications.
KOMENTARZE (0)
Do artykułu: IFS APPLICATIONS wspomaga finanse w Totolotek SA