Skomentuj 
Podziel się!
Udostępnij
Twittnij
Wyślij
Drukuj
Jak sprawniej zarządzać jednostkami administracji publicznej, w których nowe zadania pojawiają się szybciej niż środki finansowe do ich realizacji? Jak sprostać rosnącym oczekiwaniom ustawodawców, instytucji, przedsiębiorstw i obywateli przy ograniczonych zasobach ludzkich? Odpowiedzi należy szukać tam, gdzie efektywne zarządzanie liczy się najbardziej - w biznesie. Szybka analiza i raportowanie spraw toczących się w instytucjach publicznych to dziś konieczność.
Sprawne zarządzanie w sektorze publicznym od wielu lat jest wspomagane coraz liczniejszymi narzędziami informatycznymi. Różnorodność technologiczna aplikacji dziedzinowych, wdrażanych w poszczególnych urzędach, często powoduje brak możliwości wzajemnej wymiany informacji pomiędzy systemami. Utrudnione jest wyszukiwanie oraz weryfikowanie potrzebnych informacji. Zagadnienie to dotyczy również szybkiego, bezpiecznego i łatwego wymieniania informacji pomiędzy instytucjami. Problem jest na tyle powszechny i poważny, że wprowadzona w 2005 roku ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących działalność publiczną ustanowiła pojęcie interoperacyjności systemów informatycznych. Prawo w tym przypadku wyprzedziło życie, gdyż mimo pozytywnego trendu w wielu miejscach na administracyjnej mapie kraju interoperacyjność pozostaje jedynie życzeniem.
Jak zatem sprawnie zarządzać przedsiębiorstwami, jakimi są niewątpliwie jednostki administracji publicznej, w których nowe zadania pojawiają się szybciej niż środki finansowe do ich realizacji? Jak sprostać rosnącym oczekiwaniom ustawodawców, instytucji, biznesu i obywateli przy skończonych zasobach ludzkich? Odpowiedzi należy szukać tam, gdzie efektywne zarządzanie liczy się najbardziej - w biznesie.
Istota Business Intelligence
Przedsiębiorstwa, dbając o wysoką wydajność oraz konkurencyjność rynkową swoich produktów i usług, a także chcąc ściśle kontrolować koszty działalności, szeroko stosują narzędzia informatyczne klasy Business Intelligence (w skrócie BI, czyt. bɛ aɪ). Są to rozwiązania służące do analityki biznesowej, których zastosowanie jest bardzo wszechstronne. Najogólniej można je przedstawić jako narzędzia służące przekształcaniu danych w informacje, a tych w wiedzę, która jest wykorzystywana do zwiększania innowacyjności, a dalej konkurencyjności przedsiębiorstwa. Są to kompleksowe narzędzia analityczne do skutecznego planowania, monitorowania i optymalizowania procesów w przedsiębiorstwie. Wśród firm zajmujących się wdrażaniem i wykorzystywaniem narzędzi Business Intelligence wytworzyło się ich kilka odmian funkcjonalnych, a co za tym idzie nazw rozwiązań.
Business Intelligence dla administracji państwowej?
Czy biznesowy rodowód stoi na przeszkodzie wykorzystania narzędzi BI w administracji? Z pewnością nie. Tu też mamy do czynienia z planowaniem, monitorowaniem oraz optymalizowaniem działań. A nade wszystko wynikającym z publicznego charakteru raportowaniem.
Podstawową cechą BI jest istnienie hurtowni danych, czyli bazy integrującej informacje gromadzone w aplikacjach dziedzinowych i rejestrach publicznych jednej instytucji lub kilku współpracujących organizacji. Hurtownia gromadzi dane aktualne i historyczne, co pozwala narzędziom analitycznym na różnorodne ich wykorzystanie. Ilość i rodzaje źródeł danych są dla każdej hurtowni odmienne i zależą wyłącznie od celów, dla których zostały zbudowane, oraz efektów analitycznych, jakie ich użytkownicy spodziewają się uzyskać. Analizy wynikowe i raporty są prezentowane w postaci tak zwanych kokpitów menadżerskich, czyli ekranów z wykresami, tabelami, mapkami oraz indykatorami dopasowanymi do charakteru analizowanych informacji.
Przykład raportowania w kokpicie menadżerskim
Jednym z głównych zadań narzędzi BI jest maksymalna przejrzystość prezentowanych informacji dla użytkownika. Metod prezentacji danych może być bardzo dużo. Wiele zależy od inwencji zarówno projektantów kokpitów, jak i samych użytkowników. Każdy system BI posiada paletę predefiniowanych narzędzi - od różnorodnych wykresów, przez diagramy, po kartodiagramy.
Efektywna analiza i raportowanie
Dzięki zastosowaniu narzędzi BI można analizować prawie wszystko. Prawie, bo najważniejszy warunek brzmi: do analizy potrzebne są dane, a tych w urzędach nie brakuje. W licznych rejestrach gromadzonych od szczebla gminy przez powiat, województwo do poziomu krajowego można analizować procesy terminowego wydawania decyzji administracyjnych z jednoczesnym obserwowaniem trendów wzrostu bądź spadku ich wydawania. Możliwe jest analizowanie procesów inwestycyjnych w zakresie źródeł finansowania, terminowości prowadzonych prac i odbiorów, przepływów pieniężnych z jednoczesnym pokazaniem na mapie lokalizacji inwestycji w przestrzeni (Location Intelligence). Możliwa jest między innymi wizualizacja procesów zbierania odpadów dla poszczególnych dzielnic lub punktów adresowych z jednoczesnym badaniem zmian ilości odpadów w jednostkach czasu. Podobnie można monitorować ściągalność podatków lokalnych czy wielkość udzielanych pomocy socjalnych. Służby porządkowe mogą analizować rodzaje, lokalizacje i ilości podejmowanych działań interwencyjnych. Na jednym kokpicie menadżerskim zmieszczą się również informacje o ilości wystawionych mandatów (np. z podziałem na kategorie) i skuteczności ściągania za nie opłat. Przykłady można mnożyć.
Raporty w narzędziach BI mogą mieć postać sztywno zdefiniowanych w zakresie wyglądu i struktury sprawozdań finansowych, zestawień rzeczowych, statystyk lub wyników analiz biznesowych. Mogą też przybierać formę bardziej interaktywną, pozwalającą użytkownikom na filtrowanie czy sortowanie treści, wykonywanie prostych analiz, łączenie kontekstowe z innymi raportami. Dla bardziej zaawansowanych odbiorców dostępne są też narzędzia do raportów ad hoc, wspomagające użytkowników w procesach tworzenia raportów niezdefiniowanych wcześniej. Mocną stroną takich narzędzi jest prostota ich obsługi, niewymagająca od użytkowników zaawansowanej wiedzy technologicznej.
Przykład raportu przestrzennego w kokpicie menadżerskim
Business Intelligence i Location Intelligence w praktyce
Szybka analiza i raportowanie spraw toczących się w danej instytucji to dziś konieczność. Sprawne zarządzanie w administracji publicznej w efekcie sprowadza się do efektywnego zarządzania publicznymi pieniędzmi. Przykładem innowacyjnego zarządzania instytucją publiczną w oparciu o narzędzia BI są działania służb miejskich Nowego Jorku. Na stronie internetowej NYCStat Stimulus Tracker (www.nyc.gov/html/ops/nycstim/html/home/home.shtml) każdy nowojorczyk może sprawdzić, na co władze miasta wydały każdego dolara, jaki został zapłacony w ramach lokalnych podatków.
Nowoczesne społeczeństwo informacyjne wymaga nowatorskich metod działania. Świadomi swoich praw obywatele sukcesywnie podnoszą administracji publicznej poprzeczkę, żądając coraz szybszego dostępu do informacji. Od 1971 roku, kiedy to niejaki Ray Tomlinson wysłał pierwszy na świecie e-mail, rozpoczynając tym samym nową erę wymiany informacji, minęło niewiele czasu w sensie historycznym. W sensie informatycznym minęły całe epoki. Dostęp do świeżych, wiarygodnych i odpowiednio podanych informacji stanowi dziś o sile lub słabości gospodarki. Systemy Business Intelligence i Location Intelligence stają się nieodzownymi narzędziami, umożliwiającymi sprawny rozwój we wciąż przyspieszającym świecie.
Konferencja GISforum
Zagadnienia dotyczące Location Intelligence pojawią się na konferencji GISforum, organizowanej w dniach 2-3 października 2013 roku we Wrocławiu. Szczegóły na www.gisforum.pl
Autor: Piotr Wyroślak, Menadżer Rynku Sektora Publicznego, SHH sp. z o.o.
KOMENTARZE (0)
Do artykułu: Innowacyjne zarządzanie w administracji publicznej