Skomentuj 
Podziel się!
Udostępnij
Twittnij
Wyślij
Drukuj
W rozwiązaniach ERP podejście do obiegu dokumentów często nie daje takiego poziomu elastyczności, jakiego oczekują dojrzałe przedsiębiorstwa oraz wiąże się z wysokimi kosztami. Uzupełnienie ich funkcjonalności o możliwości zapewniane przez systemy ECM umożliwia większą automatyzację pracy i poprawę jej jakości - mówi Michał Szychta, dyrektor Konsultingu Comarch ECM.
- Jeśli spotkałeś się ze skrótem ECM, to omiń ten paragraf. Jeśli nie, to warto poświęcić 30 sekund, bo może to znacząco wpłynąć na organizację firmy, w której pracujesz. Enterprise Content Management to klasa systemów zapewniająca synergię pomiędzy dwoma światami: światem dokumentów i światem procesów. W dokumentach ukryta jest kluczowa wiedza wpływająca na działanie firmy na konkurencyjnym rynku, dostęp do tej wiedzy i jej odpowiednie przekierowanie między pracownikami czy systemami stanowi podstawę systemów klasy ECM. W rozwiązaniach ERP podejście do obiegu dokumentów często nie daje takiego poziomu elastyczności, jakiego oczekują dojrzałe przedsiębiorstwa oraz wiąże się z wysokimi kosztami. Co więcej, uzupełnienie ich funkcjonalności o możliwości zapewniane przez systemy ECM umożliwia większą automatyzację pracy i poprawę jej jakości - mówi Michał Szychta, dyrektor Konsultingu Comarch ECM.
Dzisiaj systemy ECM coraz częściej jako korporacyjny standard porządkują pozyskiwanie dokumentów z niemalże wszystkich kanałów komunikacji, indeksują i bezpiecznie archiwizują oraz uruchamiają procesy biznesowe. Zapewniając funkcjonalności biblioteczne ograniczają chaotyczną pracę nad dokumentami opartą o niezliczone wersje dokumentów krążące w załącznikach emaili. Porządkując procesy dzięki funkcjonalnościom BPM umożliwiają ich sprawne wykonywanie i optymalizację. Stanowią świetne uzupełnienie systemów kluczowych (w szczególności ERP), których obszar procesowo-dokumentowy z natury nie jest dojrzałą i stale rozwijaną funkcjonalnością. Jednocześnie pozwalają zaoszczędzić koszty licencji dostępowych wszędzie tam, gdzie akceptacja w procesie lub podgląd dokumentów w rzeczywistości nie wymaga stałego posiadania licencji do systemu kluczowego dla pracownika. Dodatkowo, poprzez rozwiązania OCR, umożliwiające automatyczną ekstrakcję danych, nie ma konieczności manualnego ich przepisywania pomiędzy skanami czy obrazami dokumentów a odpowiednimi systemami wewnętrznymi firmy. Wykorzystanie danych dostępnych w innych systemach do weryfikacji poprawności poszczególnych informacji w trakcie trwania procesu, szybkie przekazywanie między odpowiednimi pracownikami zgodnie z procedurami firmy i wiele więcej funkcjonalności, które są zapewniane przez Enterprise Content Management , zdecydowanie poprawiają przepływ informacji i optymalizują kluczowe procesy zachodzące wewnątrz przedsiębiorstwa.
Przechodząc do praktyki biznesowej, kilka faktów:
- Integracje na linii ERP-ECM należą do najbardziej efektywnych biznesowo, co potwierdzają badania przeprowadzone przez AIIM
- Dzięki automatyzacji procesu przechwytywania danych i mechanizmom ekstrakcji danych z dokumentów np. skanów (OCR) firmy przetwarzają o 25-60% więcej faktur w porównaniu do firm, w których prace wykonywane są manualnie (wg. IOMA)
- Dostępne są narzędzia, które pomogą Ci przeliczyć korzyści z wykorzystania rozwiązania klasy ECM łączącego obsługę dokumentów w wielu formatach (zarówno strukturalnych takich jak pliki EDI, jak i niestrukturalnych np. skanów, dokumentów MS Office , PDFów, emaili z załącznikami) i wspierającego ich przepływ wewnątrz firmy (Kalkulator ECM)
Już niebawem więcej konkretów o rozwiązaniach ECM w raporcie firmy IDC – największej firmy analizującej rynek ICT na świecie. Zapytaliśmy firmy o ich doświadczenia z wyboru, wdrożeń i korzyści z rozwiązań ECM.
Oblicz, ile zyskasz z ECM?
KOMENTARZE (0)
Do artykułu: Jak oszczędzać na licencjach ERP - synergia procesów i dokumentów w formie ECM