Repozytorium dokumentacji - wstęp do paszportyzacji majątku przedsiębiorstwa

Repozytorium dokumentacji - wstęp do paszportyzacji majątku przedsiębiorstwa
Fot. Adobe Stock. Data dodania: 20 września 2022

Łatwy i szybki dostęp do aktualnych danych to podstawowy warunek sprawnego zarządzania informacją. Budowa narzędzi wspomagających katalogowanie i przechowywanie dokumentacji oraz umożliwiających szerokie i sprawne wykorzystanie dostępnych danych usprawni zarządzanie informacjami w każdej organizacji lub przedsiębiorstwie.

Zarządzanie dokumentacją techniczną na poziomie globalnym w organizacji to nie lada wyzwanie. Wdrożenie centralnego repozytorium danych wiąże się początkowo z porządkowaniem i indeksowaniem dokumentacji tradycyjnie gromadzonej w szafach oraz dokumentacji elektronicznej przechowywanej na dyskach sieciowych i lokalnych użytkowników. Celem tych działań jest zbudowanie optymalnej struktury wynikającej z dotychczasowych doświadczeń przedsiębiorstwa. Przy wykorzystaniu predefiniowanych szablonów i ustawień projektowych porządkujemy i systematyzujemy dokumenty pochodzące z różnych lat, zapisane w różnych formatach i w wielu układach współrzędnych, dotyczące różnorodnych obszarów merytorycznych.

Standardowe systemy wspomagające zarządzanie dokumentacją dość dobrze radzą sobie z jej normalną, elektroniczną postacią. Co jednak zrobić, gdy dokumentacja i przechowywane informacje mają istotne dla nas odniesienie przestrzenne? Pojawia się wówczas wiele pytań: Gdzie to jest? Co znajduje się w pobliżu? Jaki jest rozkład przestrzenny? Czy istnieją relacje pomiędzy dokumentami wynikające z ich lokalizacji? Jak zebrana dokumentacja ma się do zasięgu infrastruktury ewidencjonowanej w systemie GIS (istniejącym lub planowanym do wdrożenia)? Pytania te nabierają dużego znaczenia zwłaszcza w analizach, gdzie lokalizacja przestrzenna jest jedynym kluczem łączącym dokumentację odmienną tematycznie (czy to merytorycznie, czasowo czy pod względem podziału kompetencji między opracowujące ją zespoły). Przygotowanie dokumentacji w takich właśnie warunkach, pod kątem na przykład planowanego wdrożenia systemu klasy GIS, paszportyzacji czy inwentaryzacji majątku, jest już dzisiaj możliwe dzięki kluczowej dla tego zagadnienia funkcjonalności - czyli obsługi odniesienia przestrzennego (georeferencji) dla każdego z gromadzonych dokumentów, map, szkiców podczas ich rejestracji w systemie.

Przy względnie niewielkiej ilości dokumentacji proces ten można wyobrazić sobie bez wspomagania systemu informatycznego. Z czasem jednak wykorzystanie coraz większej ilości dokumentów (np. szkiców, map, zdjęć lotniczych) bez ich odpowiedniego zorganizowania i automatyki przetwarzania niewątpliwie wpłynie na trudności w dostępie do aktualnych danych. Efektywna praca zespołu wymaga sprawnej komunikacji miedzy jego członkami. Ponieważ większość zespołów pracujących z dużą ilością dokumentacji opracowuje ją w wersji elektronicznej, to za kluczowe funkcje systemów dokumentacji elektronicznej musimy uznać m. in. łatwość wyszukiwania i wymiany informacji powiązanej z dokumentami, wariantowość dokumentów (w tym technicznych - CAD, GIS itp.), łatwość zabezpieczenia i archiwizacji własnej pracy. Dodatkowo jeśli uwzględnimy fakt, że w dominującym obecnie modelu pracy grupowej inżynier znaczącą część czasu pracy poświęca (marnuje?) na wyszukiwanie i weryfikację skomplikowanych struktur danych, na których pracuje, to okaże się, że wdrożenie systemu wspierającego powyższe funkcje staje się kluczowe nie tylko ze względu na aspekt sprawnej organizacji pracy zespołu, ale również w celu osiągnięcia konkretnych korzyści ekonomicznych.

Jak w Google czy iTunes

Naturalnym i stosowanym od wielu lat rozwiązaniem jest wdrożenie systemu GIS gromadzącego w bazie danych informacje przestrzenne według założonego modelu oraz zbieranie i standaryzowanie informacji zewnętrznych w celu wykorzystania ich w systemie GIS. To, co jest siłą systemów GIS może być w niektórych obszarach skomplikowane w realizacji. Co zrobić na przykład, gdy proces standaryzacji gromadzenia informacji lub dokumentacji jest trudny lub wręcz niemożliwy ze względu na ogromną ilość formatów danych w przedsiębiorstwie, jakość tych danych jest różna, ogólnie pojęta informacja i zespoły ją przygotowujące są rozproszone geograficznie, a dokumenty dodatkowo mogą występować w kilku wersjach lub wariantach?

Jeśli spojrzymy dodatkowo na kluczowy dla systemu GIS kontekst przestrzenny informacji, to dostrzeżemy kolejny problematyczny fakt - lokalizacja występująca w procesie ewidencji oraz paszportyzacji infrastruktury w każdym przedsiębiorstwie może być gromadzona w różnych formatach i układach współrzędnych. Typowe (i obsługiwane bardzo sprawnie, ale tylko w specjalistycznym oprogramowaniu) to np. skany papierowych map lub schematów (np. format rastrowy z ewentualnym odniesieniem przestrzennym), pliki wektorowe CAD i GIS (np. DWG, DGN, SHP, MIF, XFM), informacje z systemów GIS (baza danych), ale ostatnio coraz częściej także pliki w formatach Office lub PDF zawierające informacje towarzyszące (np. adresy w nagłówku czy geolokalizacja dla PDF w ostatnich wersjach tego formatu). GIS poprzez wprowadzenie jasno opisanego paszportu obiektu ma wyraźne tendencje do ścisłej strukturyzacji informacji, a to z kolei powoduje, że już przy kilku różnych formatach dokumentacji źródłowej nadanie informacji przestrzennej struktur zdefiniowanych w GIS jest czasochłonne. Patrząc na powyższe problemy można zadać sobie proste pytanie: czy mamy alternatywę w stosunku do kosztownej migracji całej powiązanej z GIS dokumentacji do tego zamkniętego systemu? A może potrafimy zapewnić sobie sprawne wyszukiwanie informacji w wielu formatach i dziedzinach w systemie GIS oraz w wielu innych systemach, które tego potrzebują?

Jeśli popatrzymy na Internet - największe źródło informacji ludzkości, który dostarcza nam na co dzień ogromne ilości danych w rozmaitych formatach, to zauważymy, że rozwiązania do wyszukiwania informacji są stosowane już od wielu lat. Chyba najbardziej popularnym z nich jest wyszukiwarka Google, a w przypadku bardziej specyficznych danych, np. zasobów muzycznych, analogicznie działa iTunes. Jeśli przyjrzymy się wewnętrznym mechanizmom pracy tych narzędzi, to zauważymy, że u podstaw sukcesu tego typu rozwiązań leży idea indeksowania informacji zamiast jej gromadzenia przy pomocy migracji czy konwersji do własnych formatów. To właśnie te indeksy i słowa kluczowe są wykorzystywane podczas procesu wyszukiwania informacji, a nie sama informacja. Wpływa to nie tylko na ogromną elastyczność, ale i przyspiesza działanie mechanizmów wyszukujących. Każdy z nas potwierdzi, że to działa, zatem uczmy się dobrych praktyk od innych - zastosujmy analogiczne podejście przy zarządzaniu naszą skomplikowaną dokumentacją techniczną wewnątrz przedsiębiorstwa!

Indeksowanie przestrzenne

Podaliśmy powyżej serwisy wyszukiwarek Google jako przykład indeksowania treści, jednak dokumentacja techniczna ma dość specyficzną cechę - inżynierowie i geodeci poruszają się w ściśle określonej przestrzeni. W odróżnieniu zatem od popularnych serwisów w przypadku omawianych zagadnień paszportyzacji niezwykle istotne zastosowanie mają indeksy przestrzenne, z technicznego punktu widzenia są to metadane opisujące lokalizację każdego dokumentu lub zbioru informacji. Proszę sobie wyobrazić, że Państwa dokumentacja techniczna jest wyświetlana nie tylko jako lista dokumentów, ale i na mapie, na życzenie pojawią się zakresy dokumentów - tzn. gdzie fizycznie się znajdują. W przypadku typowych danych inżynierskich (np. DGN, DWG, SHP) oraz zdjęć lotniczych, zeskanowanych map czy schematów z georeferencją są one pozycjonowane automatycznie. Skopiowanie ich do zasobu skutkuje automatycznym umiejscowieniem tych danych w przestrzeni. Natomiast dla drugiej części danych - biznesowych bez odniesienia przestrzennego (np. DOC, XLS, PDF) - można zastosować pozycjonowanie według ścieżki przechowywania pliku, zawartości pliku (np. adres czy inne słowa kluczowe w nazwie, dokumencie czy zestawie danych opisujących dokument). W każdym przypadku możemy również lokalizację przypisać poprzez wskazanie na mapie miejsca lub obszaru, z którym dany dokument lub zestaw dokumentów jest związany.

Powiązanie takiego elastycznego i ukierunkowanego przestrzennie systemu obsługi dokumentacji z systemem GIS daje znakomity efekt synergiczny i docelowo jest rozwiązaniem najlepszym. Stosując odpowiednio zaprojektowane zestawy danych indeksujących, a także w łatwy sposób wykorzystując kryteria przestrzenne i atrybutowe, będziemy m.in. mogli zapytać o:
  • postęp zaawansowania prac projektowych (np. statusy: "prace zakończone", "w trakcie opracowania", "nierozpoczęte", "postęp 75%") - również w postaci rozkładu przestrzennego dla np. obszarów i sekcji,

  • pokrycie obszarowe projektów zleconych poszczególnym jednostkom (podwykonawcy, wydziały, biura),

  • całość dokumentacji związanej z danym projektem, wykonawcą i co najważniejsze: obszarem,

  • kolejne wersje opracowania związanego z koncepcją konkretnego projektu,

  • potencjalne zagrożenia wynikające z połączenia informacji o terminach i postępach prac odzwierciedlonych w zasobie dokumentacji (warunkiem jest jednak zastosowanie dodatkowych filtrów czasowych pochodzących np. systemu EPM).
Użytkownicy centralnego repozytorium danych


Podejście prezentowane powyżej jest na tyle elastyczne, że właściwie każdy podmiot gromadzący i przetwarzający dane przestrzenne jest potencjalnym odbiorcą systemu. Jednak z praktyki można stwierdzić, że najwięcej wdrożeń referencyjnych z zakresu zarządzania zasobem przestrzennym znajduje się w obszarze przedsiębiorstw sieciowych, zarządców infrastruktury drogowej, szynowej i lotnisk, administracji publicznej wszystkich szczebli, operatorów telekomunikacyjnych, spółek energetycznych i gazowych, biur projektowych, firm geodezyjnych i zakładów przemysłowych (huty, kopalnie). Są to projekty, których zadaniem było zarówno zbieranie, tworzenie, zarządzanie, jak i udostępnianie informacji przestrzennej. Wdrożenie systemu w każdym z tych przypadków pozwalało stworzyć i kontrolować obieg (m.in. wejście, opracowanie, wyjście) dokumentacji technicznej wewnątrz i w otoczeniu przedsiębiorstwa.

Przed wdrożeniem, w trakcie trwania wdrożenia oraz po jego realizacji wskazane jest takie zaplanowanie procedur, by przy okazji budowy systemu dowiedzieć się jak najwięcej o rzeczach będących dla tego systemu podstawą: swoich danych, ich jakości i dostępności oraz przepływach informacji związanych z danymi. Nie oznacza to oczywiście, że istniejące czy ustalone standardy zostaną niezmienne. Mimo, że nadanie informatycznego kształtu omawianym procesom związanym z dokumentacją jest znakomitym momentem do korekt i poprawek powiązanych procedur, to jednak pamiętajmy, że zarządzanie informacją i modelowanie dostępu do dokumentacji właściwie nigdy się nie kończy, a przedsięwzięcia zarządzania informacją nie można na dłużej przerwać. Rezygnacja z zarządzania informacją powoduje skokowe pogorszenie przepływu tej informacji, co oprócz oczywistej dezorganizacji pracy powoduje perspektywicznie wymierne straty ekonomiczne.

Korzyści

Patrząc przez pryzmat codziennych obowiązków największe korzyści z wdrożenia omawianego rozwiązania uzyskają inwestorzy, kierownicy projektu, projektanci, inspektorzy oraz pracownicy odpowiedzialni za dokumentację i zasoby przestrzenne. Jednym słowem osoby, których zadania koncentrują się m.in. na zarządzaniu dokumentacją i informacjami z odniesieniem przestrzennym, wyszukiwaniu dokumentacji potrzebnej do wykonania konkretnego projektu, pracy z różnorodnymi formatami i danymi przestrzennymi (np. dokumenty, bazy danych, rastry, dane w formatach Bentley, Autodesk, ESRI, MS Office i Adobe PDF), zarządzaniu portfelem projektów z współdzielonymi zasobami lub danymi, zarządzaniu obiegiem informacji technicznej oraz jakości i standaryzacji informacji i dokumentacji związanej z projektami.

Poniżej lista najważniejszych korzyści wynikających z zastosowania opisywanego rozwiązania.
  • Wyeliminowanie gromadzenia lokalnych kopii dokumentów poza systemem oraz wielu równolegle wykorzystywanych wersji tych samych dokumentów

  • Wydajne, szybkie i przyjazne środowisko wyszukiwania dokumentów i informacji, łączące elementy zapytań wg metadanych, atrybutów opisowych i relacji przestrzennych

  • Wyświetlanie na mapie jednocześnie danych w różnych formatach i układach współrzędnych (np. państwowych, międzynarodowych, lokalnych)

  • Efektywne zarządzanie i optymalizacja przesyłania plików o dużej wielkości (np. ortofotomapy, chmury punktów) w układzie sieci rozległej

  • Otwartość na różne formaty dokumentacji technicznej

  • Wielostanowiskowy i równoległy dostęp do dokumentacji technicznej oraz informacji przestrzennej

  • Optymalizacja pracy rozproszonych zespołów odpowiedzialnych za przygotowanie dokumentacji

  • Otwartość na współpracę z jednostkami zewnętrznymi (m.in. samorządy, instytucje państwowe, firmy projektowe)

  • Efektywne zarządzanie dokumentacją techniczną i informacjami o charakterze przestrzennym
Autorzy

Tomasz Targowski, Starszy Konsultant, SHH sp. z o.o.
Stanisław Biernat, Dyrektor ds. Handlowych, SHH sp. z o.o.

Więcej o SHH sp. z o.o.

Od 1996 roku SHH realizuje w Polsce i za granicą projekty informatyczne związane z informacją przestrzenną. Spółka wdraża kompleksowe, skuteczne i perspektywiczne rozwiązania klasy GIS oparte o światowe standardy technologiczne. Produkty i usługi SHH są dedykowane dla zarządców infrastruktury transportu (m.in. drogownictwo, kolejnictwo, komunikacja miejska), zakładów przemysłowych (m.in. górnictwo, produkcja przemysłowa), przedsiębiorstw sieciowych (m.in. elektroenergetyka, ciepłownictwo, gazownictwo, wodociągi i kanalizacja), jak również urzędów oraz biur projektowych i geodezyjnych. Firma posiada potencjał merytoryczny, technologiczny i wdrożeniowy do realizacji złożonych projektów w zakresie GIS.

Główne obszary działalności SHH: budowa systemów informacji przestrzennej i technicznej, tworzenie baz i hurtowni danych przestrzennych, zasilanie systemów informatycznych w dane, rozwój dedykowanego oprogramowania, wdrażanie systemów wspomagających podejmowanie decyzji, dostarczanie rozwiązań sprzętowych w ramach realizowanych projektów, wszechstronne doradztwo i szkolenia specjalistyczne.

SHH jest twórcą inicjatywy GISforum (www.gisforum.pl) realizowanej poprzez trzy narzędzia: konferencję dedykowaną dla wielu branż, serwis tematyczny w wnp.pl oraz cykliczny newsletter.

Więcej na www.shh.pl
×

DALSZA CZĘŚĆ ARTYKUŁU JEST DOSTĘPNA DLA SUBSKRYBENTÓW STREFY PREMIUM PORTALU WNP.PL

lub poznaj nasze plany abonamentowe i wybierz odpowiedni dla siebie. Nie masz konta? Kliknij i załóż konto!

Zamów newsletter z najciekawszymi i najlepszymi tekstami portalu

Podaj poprawny adres e-mail
W związku z bezpłatną subskrypcją zgadzam się na otrzymywanie na podany adres email informacji handlowych.
Informujemy, że dane przekazane w związku z zamówieniem newslettera będą przetwarzane zgodnie z Polityką Prywatności PTWP Online Sp. z o.o.

Usługa zostanie uruchomiania po kliknięciu w link aktywacyjny przesłany na podany adres email.

W każdej chwili możesz zrezygnować z otrzymywania newslettera i innych informacji.
Musisz zaznaczyć wymaganą zgodę

KOMENTARZE (0)

Do artykułu: Repozytorium dokumentacji - wstęp do paszportyzacji majątku przedsiębiorstwa

NEWSLETTER

Zamów newsletter z najciekawszymi i najlepszymi tekstami portalu.

Polityka prywatności portali Grupy PTWP

Logowanie

Dla subskrybentów naszych usług (Strefa Premium, newslettery) oraz uczestników konferencji ogranizowanych przez Grupę PTWP

Nie pamiętasz hasła?

Nie masz jeszcze konta? Kliknij i zarejestruj się teraz!