Tanie okazuje się drogie

Tanie okazuje się drogie
Fot. Adobe Stock. Data dodania: 20 września 2022

Za tani druk odpowiada właściwy wybór maszyny drukującej. Niska cena urządzenia to oszczędność pozorna. Na cenę druku największy wpływ mają koszty eksploatacji . W przypadku urzędów są to kwoty ogromne. Można je jednak ograniczyć.

Użytkowanie urządzeń oznacza opłaty za materiały eksploatacyjne , przeglądy serwisowe , naprawy. Nie można też zapomnieć o pracy administratorów obsługujących maszyny. W dużej instytucji zajmowanie się sprzętem może być pracochłonne. Ważny jest też pobór energii - nie tylko zużywanej na druk, ale i podczas czuwania urządzeń lub wybudzenia ich z czuwania.

Wybór drukarki to wiec trudne zadanie. Czasem sprzęt o niskiej wydajności (a więc tani w zakupie, a drogi w użyciu) jest eksploatowany nadmiernie, a wysokowydajny (droższy, ale tani w eksploatacji) bywa niedociążony. Przed zakupem trzeba więc określić nasze potrzeby. Pierwsze pytanie dotyczy tego, do czego będzie służyć konkretne urządzenie. Czy potrzebujemy tylko drukarki czy również kserokopiarki i skanera z możliwością przesyłania zeskanowanych dokumentów w określone miejsca. Urządzenie wielofunkcyjne będzie droższe niż drukarka, ale tańsze niż zestaw poszczególnych urządzeń kupowanych osobno, a ponadto zajmie mniej miejsca

kolorze czy czarno-biały - to kolejny, wcale nie tak oczywisty, element wyboru. W zdecydowanej większości przypadków drukujemy tylko czarny tekst na białym tle. Decydując się na urządzenie monochromatyczne , z całą pewnością zapłacimy za nie mniej niż za mające możliwość druku w kolorze, niższe będą również koszty eksploatacji drukarki . Ale... wydruk analizy z kolorowymi wykresami wygląda zdecydowanie lepiej niż z szarymi.

Nowoczesne drukarki i urządzenia wielofunkcyjne pozwalają drukować papier listowy z firmowym logo, naklejki, wizytówki, banery, ulotki i broszury - ale trzeba wówczas zdecydować się na urządzenie drukujące w kolorze . Można je rozbudować o dodatkowe elementy, np. automatyczne podajniki, finiszery do sortowania prac lub zszywacze. Skutecznym sposobem na ograniczenie kosztów jest wykorzystanie trybu oszczędzania tonera oraz modułu druku dwustronnego.

Ważnym parametrem każdej drukarki lub urządzenia wielofunkcyjnego jest dopuszczalne obciążenie , określające liczbę stron, jakie wydrukować można na danej maszynie w ciągu miesiąca. Przekroczenie tej wartości może skutkować uszkodzeniem urządzenia. Dlatego przed zakupem trzeba oszacować, jak intensywnie będzie eksploatowana maszyna.

Wybór rodzaju i typu urządzenia drukującego zdecyduje o przyszłych kosztach druku . Elementami, które przyjdzie nam wymieniać najczęściej, są bęben i toner . Ceny materiałów eksploatacyjnych poszczególnych producentów są bardzo zróżnicowane. Zasadą jest, że tanie w zakupie urządzenia generują wysokie koszty w trakcie eksploatacji. Liczy się je w przeliczeniu na jedną stronę wydruku lub kopii.

Oszczędny druk dla małych i dużych firm

Szacuje się, że koszty druku stanowią nawet kilka procent rocznych wydatków w przedsiębiorstwach. Stosując ekonomiczne drukarki lub dzierżawiąc urządzenia biurowe , można obniżyć kwoty wydawane na druk nawet o połowę

Dobrym rozwiązaniem, głównie dla małych firm zatrudniających od kilku do kilkunastu pracowników, jest dzierżawa urządzeń . - To sposób na pozyskanie nowoczesnego sprzętu przy niewielkim nakładzie inwestycyjnym. Miesięczny czynsz oraz koszty eksploatacji stanowią niewielki ułamek budżetu, jaki należałoby przeznaczyć na zakup parku maszynowego - mówi Łukasz Rumowski z Arcusa. Wiele przedsiębiorstw pracuje na technicznie sprawnych, ale przestarzałych maszynach, których eksploatacja dużo kosztuje, a często są też niedostosowane do potrzeb firmy. - Przykładem błędnego wykorzystania drukarki jest m.in. stawianie urządzenia mogącego drukować w formacie A3 tam, gdzie go nikt nie potrzebuje. Kolejnym elementem, o którym często się nie pamięta, jest pobór energii. I nie chodzi tylko o prąd zużywany na druk, ważne jest też jego zużycie podczas czuwania (w dłuższym okresie może się okazać droższe niż energia wykorzystywana do druku) czy pobór energii podczas wybudzenia z czuwania - im szybciej drukarka startuje, tym więcej potrzebuje energii - mówi Rumowski. Ponadto, różnorodność maszyn, ich liczba w firmie powoduje konieczność magazynowania sporych ilości części zamiennych oraz materiałów eksploatacyjnych, które mają istotny wpływ na koszty druku . - Problemy te i koszty z nimi związane są dostrzegane, ale wielu szefów instytucji zakłada, że gruntownej zmiany sytuacji nie da się osiągnąć bez kosztownych inwestycji. To błędne myślenie - dodaje Rumowski.

Wydzierżawić można wszystko

Tekst na wydruku jest o 30% bardziej zrozumiały niż odczytywany z ekranu komputera

Dzierżawiąc urządzenia biurowe, firma nie kupuje sprzętu, tylko płaci dostawcy co miesiąc za zrealizowaną usługę. - Dla spółek handlowych istotnym argumentem przemawiającym za dzierżawą jest możliwość finansowania jej z bieżących środków obrotowych. Niewielki koszt usługi oraz rozłożenie wydatków w czasie nie naruszają płynności finansowej - mówi Rumowski. Ponadto opłaty za dzierżawę traktowane są w całości jako koszt uzyskania przychodu, obniżają więc podatek dochodowy. Oferta dzierżawy firmy Arcus dotyczy praktycznie całego asortymentu urządzeń biurowych, od drukarek laserowych i rozbudowanych urządzeń wielofunkcyjnych japońskiej marki Kyocera Mita , które są znane z niskich kosztów użytkowania i wysokiej wydajności oraz trwałości, przez zaawansowane systemy wysyłki korespondencji masowej firmy Pitney Bowes po oprogramowanie służące do zarządzania obiegiem dokumentów .

Zaletą dzierżawy jest przeniesienie odpowiedzialności za sprawne funkcjonowanie urządzeń na ich właściciela, który ponosi również koszty amortyzacji czy ubezpieczenia. Usługodawca dba o dostawy tonerów , bębnów , przeglądy urządzeń, ich konserwację, wymianę części i materiałów eksploatacyjnych , dostarczenie urządzenia zastępczego w razie awarii czy aktualizację oprogramowania. - W razie nieszczęśliwego zdarzenia, z powodu którego urządzenie zostanie uszkodzone, dostawca na swój koszt wymienia je na nowe. Takie rozwiązanie daje klientowi pewność, że będzie mógł korzystać z urządzeń nawet w sytuacjach kryzysowych, zapobiega pojawieniu się przestojów w pracy. Ten sposób zarządzania urządzeniami zwalnia też pracowników zarówno przedsiębiorstw, jak i urzędów z angażowania się w obsługę techniczną urządzeń - dodaje Rumowski.

Audyt wskaże, co jest potrzebne

Duże instytucje mają bardzo często zróżnicowany park urządzeń drukujących i kopiujących różnych producentów i w rozmaitym wieku. Ta różnorodność powoduje, że trudno zachować pełną kontrolę nad kosztami. W zapanowaniu nad nimi może pomóc audyt druku . Taką usługę oferuje np. Arcus. Audyt może być przeprowadzony na kilku poziomach. Najprostszy polega na zebraniu informacji o maszynach - ich obciążeniu, stanie technicznym, zużywanych materiałach eksploatacyjnych i energii. Podczas bardziej szczegółowych badań określa się m.in. specyfikę prac, do których wykorzystywane są urządzenia, co pozwala stwierdzić, czy maszyna jest wykorzystywana do odpowiedniej pracy. Badanie wykazuje też, kto i jak używa maszyn, czyli ile i za ile drukują poszczególni pracownicy. Odpowiednio przeprowadzony audyt powinien się kończyć nie tylko wskazaniami, jak zmniejszyć koszty druku , lepiej wykorzystując posiadane urządzenia, ale też jak usprawnić organizację pracy biura.

Sprawdzą się w dużych firmach

20% zgłoszeń do działów IT w korporacjach dotyczy drukarek

Kolejnym sposobem na ograniczenie kosztów są systemy zarządzania drukiem , które instaluje się w zależności od potrzeb firmy po przeprowadzonym audycie. - Mowa tu o zaawansowanym oprogramowaniu, które umożliwia kontrolę urządzeń , zdalne administrowanie nimi, dokładne rozliczanie kosztów związanych z produkcją dokumentów na użytkownika, departamenty, działy czy projekty. Systemy pozwalają również na określenie obiegu dokumentów oraz wpływają na podwyższenie bezpieczeństwa przy ich przetwarzaniu, np. wydruk bezpieczny . W skład systemów druku wchodzą rozwiązania zapewniające bezpieczeństwo i zachowanie poufności danych. Polega to na tym, że maszyna obsługująca wielu użytkowników drukuje wysłany do niej dokument dopiero wtedy, gdy podejdzie do niej i uwierzytelni się pracownik zlecający zadanie. To ma wpływ również na obniżenie kosztów - mówi Rumowski. - Konieczność osobistej autoryzacji wydruków sprawia, że pracownicy nie zapominają o skierowanych na drukarki dokumentach. Jeśli się pomylą, coś zmieniają i wprowadzą poprawki, rezygnują z poprzedniej kopii przed jej wydrukowaniem.

Kolejne rozwiązania systemowe służą do archiwizacji danych, zdalnej kontroli urządzeń przez serwis techniczny , co pozwala na podjęcie działań jeszcze przed identyfikacją problemu przez użytkownika. Tego typu systemy zarządzania drukiem dają firmie wiele korzyści.

Umożliwiają m.in. odgórne przyznawanie dostępu do drukarek tylko wybranym pracownikom. Szef może również określić limit drukowanych kopii dla danego działu w firmie lub indywidualnego użytkownika. Comiesięczne raporty wykażą, kiedy i jaką liczbę kopii wydrukowała określona osoba. - Takie systemy wywierają pewien psychologiczny wpływ na pracowników, którzy wówczas sami z siebie starają się ograniczać liczbę wydruków do niezbędnego minimum. O tego rodzaju rozwiązaniach powinny pomyśleć zwłaszcza większe firmy, które mają co najmniej kilka bądź kilkanaście drukarek - przekonuje Rumowski.

Korzyści dla firm i urzędów wynikające z dzierżawy urządzeń :

1. Finansowanie inwestycji ze środków bieżących
2. Korzyści podatkowe (wszystkie koszty są kosztami uzyskania przychodu)
3. Stałe miesięczne przewidywalne koszty
4. Zakres świadczonych usług dostosowany do specyfiki działalności klienta
5. Brak problemów związanych ze zbyciem wyeksploatowanej infrastruktury tworzenia dokumentu
6. Ograniczenie do minimum zaangażowania zasobów klienta w proces obsługi administracyjnej i IT infrastruktury Nabycie najnowszej technologii bez konieczności realizowania kosztowych inwestycji
7. Gwarancja warunków współpracy w dłuższym okresie
8. Obniżenie całkowitego kosztu posiadania (TCO)
9. Ochrona środowiska przez zmniejszenie ilości generowanych dokumentów (wykorzystanie nowych technologii)
10. Ograniczenie przestojów i optymalizacja systemu produkcji dokumentów .

OPINIA Marcin Buciora
dyrektor ds. informatyki w firmie Apart

Apart jest właścicielem dużej sieci salonów jubilerskich. Każdy z nich musi mieć wyposażenie niezbędne do obsługi klientów i współpracy z pozostałymi komórkami firmy. System, którego wdrożenie rozpoczęliśmy we współpracy z firmą Arcus, wykorzystuje wielofunkcyjne urządzenia laserowe (MFP) marki Kyocera . Poszukiwaliśmy rozwiązania pozwalającego na redukcję kosztów nie tylko wydruku, ale również tych, związanych z utrzymaniem infrastruktury. Uruchomienie tego projektu okazało się równie rewolucyjne, jak odejście od urządzeń atramentowych kilka lat wcześniej. Jest to dobre rozwiązanie dla firm, które mają wiele punktów sprzedaży w całym kraju. Najistotniejszą cechę tego systemu stanowi zintegrowanie najważniejszych funkcji biurowych w urządzeniu o kompaktowej budowie. Możliwość drukowania , wykonywania kopii, faksowania czy też skanowania jest połączona z technologią laserową. Salon sprzedaży to miejsce, gdzie zagospodarowanie przestrzeni ma bardzo duże znaczenie zarówno ze względów ergonomicznych jak i wizerunkowych. Wykorzystanie urządzeń wielofunkcyjnych pozwoliło nam na dostarczenie pracownikom nowych funkcji przy jednoczesnym zmniejszeniu ilości urządzeń, co wpłynęło również na koszty związane z utrzymaniem infrastruktury. Możliwość skanowania dokumentów i przesyłania ich pocztą elektroniczną przekłada się na obniżenie ilości faksów, co daje oszczędności w zakresie telekomunikacji. Koszt uruchomienia systemu jest związany przede wszystkim z ilością urządzeń wielofunkcyjnych (MFP) , które należy zakupić. W pierwszej fazie projektu zainstalowaliśmy urządzenia w wyselekcjonowanych salonach, z czasem, będziemy wyposażać również pozostałe. W ten sposób optymalizujemy koszty ponoszone w związku ze zmianą technologii. Tego typu urządzenia mają jedną wadę. Jeśli dojdzie do awarii, wszystkie funkcje zostają zablokowane. Należy jednak podkreślić, że awaryjność urządzeń Kyocera jest niska.

OPINIA Adam Domański
dyrektor biura administracji i zakupów, Departament Logistyki, BRE Bank SA

Elektroniczny odpowiednik papieru

W ramach projektu Zintegrowana Platforma Wydruku (ZPW) firma Arcus dostarczyła do BRE Banku ok. 1100 urządzeń drukujących , kopiujących, faksujących i skanujących firmy Kyocera , które działają w budynkach centrali banku w Warszawie i Łodzi, a także w ponad 130 placówkach detalicznych MultiBanku. Arcus zapewnia nam także system zarządzający urządzeniami i całym procesem druku , materiały eksploatacyjne i serwis w ramach jednej stawki za wydruk. Przed wdrożeniem tego projektu w banku używano wielu różnych modeli tego typu urządzeń, z których nieliczne były wielofunkcyjne. Zgodnie z tym, co pokazała analiza firmy Arcus, po pierwszym kwartale współpracy odnotowaliśmy o około 25 proc. niższe koszty druku . Nowe rozwiązanie pozwoliło na przypisanie kosztów wydruku do poszczególnych departamentów i jednostek banku oraz poprawiło możliwości precyzyjnego raportowania. Umożliwia ono także zdalne monitorowanie stanu urządzeń. Jakiś czas temu wprowadziliśmy w banku nowy projekt - Bredoc. Ma on za zadanie usprawnić proces przepływu dokumentów m.in. dzięki ich przechowywaniu i przesyłaniu w formie elektronicznej. Dzięki temu, że w firmie jest teraz więcej urządzeń wielofunkcyjnych Kyocera , zapewniamy pracownikom możliwość skanowania w każdym miejscu w banku, a każdy papierowy dokument może mieć swój elektroniczny odpowiednik. Zastosowane w naszej firmie rozwiązanie daje nam jednocześnie możliwość analizowania obciążenia urządzeń oraz ilości wydruków na bieżąco, co z kolei przekłada się na optymalizację ich rozmieszczenia i wykorzystania.
×

DALSZA CZĘŚĆ ARTYKUŁU JEST DOSTĘPNA DLA SUBSKRYBENTÓW STREFY PREMIUM PORTALU WNP.PL

lub poznaj nasze plany abonamentowe i wybierz odpowiedni dla siebie. Nie masz konta? Kliknij i załóż konto!

Zamów newsletter z najciekawszymi i najlepszymi tekstami portalu

Podaj poprawny adres e-mail
W związku z bezpłatną subskrypcją zgadzam się na otrzymywanie na podany adres email informacji handlowych.
Informujemy, że dane przekazane w związku z zamówieniem newslettera będą przetwarzane zgodnie z Polityką Prywatności PTWP Online Sp. z o.o.

Usługa zostanie uruchomiania po kliknięciu w link aktywacyjny przesłany na podany adres email.

W każdej chwili możesz zrezygnować z otrzymywania newslettera i innych informacji.
Musisz zaznaczyć wymaganą zgodę

KOMENTARZE (0)

Do artykułu: Tanie okazuje się drogie

NEWSLETTER

Zamów newsletter z najciekawszymi i najlepszymi tekstami portalu.

Polityka prywatności portali Grupy PTWP

Logowanie

Dla subskrybentów naszych usług (Strefa Premium, newslettery) oraz uczestników konferencji ogranizowanych przez Grupę PTWP

Nie pamiętasz hasła?

Nie masz jeszcze konta? Kliknij i zarejestruj się teraz!